Instalační návod

Zprovoznění docházkového systému je opravdu jednoduché a rychlé – vše jsme navrhli tak, aby vás instalace zbytečně nezdržovala. Přidání segmentů jako Příchod a Odchod (případně také Oběd, Přestávka nebo Lékař) provádí technik Jablotron v rámci nastavení systému. Samotné napojení na docházkový systém už ale bez obav zvládne běžný uživatel podle našeho návodu – krok za krokem, přehledně a bez složitostí.

Nastavení alarmu Jablotron

Pro úspěšné fungování systému potřebujete:

Ústřednu Jablotron 100/100+.
Funkční aplikaci MyJablotron v mobilu.
Aktuálně umožňujeme propojení pouze společnostem z České republiky 🇨🇿.

Nové segmenty klávesnice

Do klávesnici Jablotron přidejte nejméně dvěma segmenty. Segmenty pojmenujte Příchod a Odchod (zachovejte velká/malá písmena a diakritiku). Segmenty musí být vyhrazeny pouze pro účely docházkového systému, nelze je použít na ovládání PG.

Pokud chcete zpracovávat i jiné události můžete přidat další segmenty: Oběd, Přestávka, Lékař. Pokud byste potřebovali nějaký další typ události, kontaktujte nás.

Až budete tisknout popisky na klávesnici, doporučujeme vložit na pravou část znaky >>, které zaměstnanci naznačují, že má PG pro ovládání stisknout červené tlačítko.

U segmentů pro záznam příchodu a odchodů se nastavuje:

Funkci segmentu nastavte na PG Zapnout.
Nastavte, že autorizace je vyžadována (výchozí nastavení u funkce PG Zapnout je bez autorizace).

Zaměstnanci a čipy

Uživatelé se definují v programu F-Link (pro montážní firmy) nebo v programu J-Link.

Zaměstnancům přiřaďte čipy nebo PIN kódy pro přístup k segmentům Příchod a Odchod, případně dalším.

Pro správnou funkci systému je třeba dbát následujících doporučení:

Jména vložte ve formátu Příjmení Jméno (včetně velkých písmen a diakritiky). Zajistíte tak, že uživatelé se budou v docházkovém systému řadit abecedně.
Nepoužívejte duplicitní jména uživatelů. Zaměstnanci se v docházkovém systému párují pouze na základě shody jména. Z hlediska systému je "Novák Jan" a "novák jan" shodný uživatel.
Pokud přidáte nového zaměstnance, do systému se automaticky propíše s prvním zaznamenaným Příchodem.
Ve jménech uživatelů nepoužívejte stejné výrazy jako jsou použity pro názvy PG (Příchod, Odchod, Lékař, ...)
Doporučujeme používat RFID čipy namísto číselných uživatelských kódů. Zvýšíte tak bezpečnost.
Uživatelům povolte příslušné sekce a PG výstupy pro docházku (Příchod, Odchod, ...)
Uživatelům, kteří nezajišťují a neodjišťují systém, stačí oprávnění "Pouze PG".

Ukázka nastavení Jablotron v programu F-Link:

Registrace do docházkového systému

Vyplňte registrační formulář a my vám na jeho základě vygenerujeme notifikační e-mail. Ten následně jednoduše nastavíte v aplikaci MyJablotron ve svém mobilu.

Registrovat se a získat notifikační e-mail

Nastavení MyJablotron

Tento krok lze provést až poté, co od nás obdržíte nastavení pro notifikace.

Nyní je potřeba v aplikaci MyJablotron nastavit notifikační e-mail pro PG výstupy docházkového systému, aby se jednotlivé události docházky správně přenášely do aplikace.

Notifikace nastavíte například přímo v mobilní aplikaci MyJablotron. Postup je jednoduchý: otevřete Nastavení, pokračujte do sekce Notifikace, zvolte E-mail a klikněte na Přidat. Zde vložte vygenerovaný notifikační e-mail a uložte změny. Poté už bude docházkový systém automaticky přijímat informace o aktivaci jednotlivých PG výstupů.

Testování napojení

Gratulujeme k úspěšnému propojení s docházkovým systémem! 🎉

Nyní je potřeba ověřit, že je vše správně nastaveno. Proveďte testovací „pípnutí“ u všech segmentů, které budete používat – tedy například Příchod, Odchod, Oběd, Pauza nebo Lékař. Mezi jednotlivými pípnutími nechte alespoň minutu pauzu, abychom mohli jednoznačně zkontrolovat správnost nastavení a přiřazení jednotlivých událostí.

Tato pauza je nutná pouze nyní v rámci testování. V běžném (ostrém) provozu samozřejmě žádné časové rozestupy řešit nemusíte.

Ideálně test proveďte i s více zaměstnanci. Čím budou testovací data komplexnější, tím je větší šance, že odhalíme případnou nesrovnalost ještě před spuštěním do ostrého provozu.

Jakmile budete mít hotovo, kontaktujte nás. Vše zkontrolujeme a pokud bude nastavení v pořádku, zašleme vám přístupové údaje do systému.

🚀 Tipy při používání

Docházkový systém je velmi intuitivní. Předpokládáme, že si na něj rychle zvyknete. Zde jen několik tipů pro efektivní používání:

Prohlížení docházky zaměstnancem

Zaměstnancům můžete vygenerovat odkazy, pomocí kterých si mohou procházet svou docházku (zvolte: Upravit zaměstnance → Vytvořit odkaz pro zaměstnance → Stáhnout PDF). Systém vám vygeneruje PDF s odkazy a QR kódy, které můžete vytisknout a rozdat zaměstnancům.

Jak upravit docházku pro konkrétní den?

Upravit docházku můžete u konkrétního uživatele klepnutím na název dne nebo datum. Ve formuláři můžete přidat nebo odebrat odpracovaný čas, případně připsat poznámku.

Co když zaměstnanec špatně "pípne"

Pokud bylo "pípnuto" špatně (dva příchody, příchod místo odchodu, ...), systém ukáže u daného dne vykřičník ⚠️. Klepnutím na něj si můžete zobrazit všechny události, které docházkový systém přijal.

Změna délky pracovní doby

Pokud u seznamu zaměstnanců klepnete na "upravit zaměstnance", můžete jim nastavit délku pracovní doby.

Jak smazat zaměstnance

Smazat uživatele lze v sekci "upravit zaměstnance". Stisknutím dojde k tzv. soft delete. Z bezpečnostních důvodů dojde ke skutečnému smazání všech dat daného zaměstnance až za 60 dní. Kdykoliv v rámci této ochranné lhůty lze mazání přerušit (uživatel je po celou ochrannou lhůtu v systému červeně přeškrtnut). Mazání se přeruší, pokud od zaměstnance přijde nová událost (příchod, odchod, oběd, ...) do docházkového systému.